Relaciones comerciales
Negocio con ética y transparencia
Ética Comercial
Para poder establecer una política sobre ética comercial es necesario retomar las normas de conducta, código de ética y valores corporativos que apliquen en una negociación comercial justa y transparente. La política o código de ética comercial es el reflejo del tipo de relación interpersonal que se construye con los clientes y proveedores principalmente. Se debe cimentar una ética profesional interna que refleje una gestión empresarial honorable con las partes interesadas del entorno social donde se ubica. De ahí la importancia de que la filosofía corporativa es una base para mantener las relaciones profesionales y comerciales de manera ética.
¿Cómo se aplica la ética comercial?
Las grandes compañías de las cuales dependen otros proveedores y subproveedores exigen a aquellos que son considerados sus socios comerciales que extiendan y apliquen estos mismos códigos; incluso, recientemente las compañías están agregando a sus auditorías de proveedor (supplier assessment) el rubro de análisis corporativo, es decir, hacen un escaneo del cumplimiento normativo de ese socio comercial. Ya sea desde la normatividad para el cumplimiento, o desde la voluntad de una empresa socialmente responsable, se establecen códigos de conducta que están enfocados a los proveedores y que indican el comportamiento ético y profesional que deberá prevalecer durante la relación comercial, incluso después de ella si hablamos de la confidencialidad.
El cliente o socio comercial que está aplicando un análisis de este concepto, se quiere asegurar, primero que nada, de que existe una solidez jurídica y que la relación se lleva a cabo entre pares de cumplimiento y así minimizar el riesgo. Es decir, además de los requerimientos legales necesarios como la revisión del acta constitutiva y los poderes de sus representantes legales, pueden llegar a solicitar (en México) la opinión positiva, la declaración anual, carátula de pago del SUA, carátula del estado cuenta bancaria de la empresa, entre otros. Digamos que esto es lo normal, pero también se analizan aspectos como la existencia de códigos de conducta, buzón de quejas y sugerencias, clima laboral, dinámicas de horarios de trabajo, condiciones laborales y todo aquello que tenga que ver con ambientes de trabajo que están dentro de los parámetros de la ley.
Por supuesto, la calidad del servicio o producto que ofrece el proveedor o socio es otro tema por auditar antes de establecer o renovar la relación comercial, pero aquí ya entran otras normas de cumplimiento ISO que tienen que ver con el giro de la empresa. Sin embargo, cuando se habla de relaciones comerciales justas, se refiere a una relación transparente donde ambas partes saben con exactitud lo que se espera de cada una de ellas. Para que esto suceda, es necesario implementar medidas de control durante el proceso de negociación, de manera que ésta pase por un umbral de doble autorización. Puede parecer un poco burocrático, pero es una forma en que las decisiones no sean tomadas por una sola persona y de que exista control en el negocio.
Ética Comercial en los sistemas informáticos
Actualmente existen sistemas para poder vigilar las transacciones entre socios comerciales desde un ERP, como lo es SAP. De manera externa, funciona para formalizar una operación indicando las condiciones de venta, transportación, entrega, pago y otras. De manera interna, se puede gestionar toda la operación del negocio y cualquier transacción irregular podría ser detectada al momento de correr ciertos procesos. Por ejemplo, en el módulo de compras de SAP se pueden manejar al menos dos niveles de autorización antes de liberar una requisición. Asimismo, para que esto funcione, los candados deben ser implementados por el top management en función de su estructura organizacional.
A pesar de los esfuerzos que se hagan por implementar controles de vigilancia, a veces se depende completamente de la ética de las personas. Según argumentos de la ISO para la norma DIS 37301 “Las organizaciones están cada vez más convencidas de que mediante la aplicación de valores vinculantes y una gestión de cumplimiento adecuada, pueden salvaguardar su integridad y evitar o minimizar el incumplimiento de las obligaciones de cumplimiento de la organización. La integridad y el cumplimiento efectivo son, por tanto, elementos clave de una buena y diligente gestión. El cumplimiento también contribuye al comportamiento socialmente responsable de las organizaciones.” Incluso, cuando se crean perfiles de usuario en los sistemas informáticos, a su vez se está delegando una responsabilidad, y en su jerarquía de accesos se está delegando un nivel de confianza.