El Programa de Cumplimiento
¿Qué es y cómo plantearlo?
Contenido de un programa de cumplimiento normativo
Si no se es experto en la materia del cumplimiento normativo, es probable que busques ejemplos, guías o incluso lineamientos para la operación de un programa de cumplimiento que te orienten sobre las obligaciones jurídicas empresariales. A veces esperamos encontrar un modelo, pero la realidad es que es un programa hecho a la medida y de acuerdo con las necesidades corporativas de la organización. Para ello hay que considerar las implicaciones sociales, ambientales, anticorrupción, penales, laborales y jurídicas que la empresa debe acatar y cumplir al implementar un sistema de Compliance. Existen asociaciones y despachos de abogados especializados en implementar estos programas, pero en ningún caso esperes que ellos hagan el trabajo por ti (si eres el responsable de llevarlo a cabo). La elaboración de un programa de cumplimiento normativo requiere de un trabajo de análisis interno crítico del status quo de la empresa y de sus procesos para poder entender los posibles cambios que son inminentes para poder establecer dicho programa y que este funcione.
Desde dónde gestionar el plan de cumplimiento
Imagina un iceberg: la parte que está por debajo del agua y la parte que sobresale de ella. Por debajo del agua, está toda la estructura corporativa de la sociedad y su objeto social, es decir, quiénes son los dueños y sus representantes, cuál es el giro del negocio, quiénes son las partes interesadas, así como cuál es la parte física y material donde se realiza la operación y comercialización de la actividad económica que es inherente a ella. Lo que sobresale del agua, son todas aquellas actividades y acciones implementadas para que el negocio funcione y aquí es donde (principalmente por la interacción entre las personas) se crean los mecanismos que hacen que el negocio se maneje de una u otra manera, es decir, hablamos de tipos de gestión, ya que el objetivo siempre será satisfacer una demanda en el mercado que se traduce en una actividad económica, y la diferencia está en cómo lo hacemos. La parte de arriba es lo perceptible a los individuos, o, dicho de otra forma, cómo lo ven los demás. Por ello, la gestión del programa de cumplimiento busca conservar la reputación de la empresa evitando conflictos penales.
Prevención del riesgo desde el Compliance
Si bien en un programa de Compliance se revisan ambos lados del iceberg, al final este se enfoca en identificar situaciones de riesgo, ya sea de manera preventiva, correctiva o de mejora. Primero, debes revisar y entender la estructura de la empresa en términos del tipo de sociedad que es. Si esta es una filial de un corporativo, probablemente solo tengas que replicar y tropicalizar el programa de cumplimiento normativo a la entidad regional, incluso adaptarlo por cuestiones culturales. Tanto si es subsidiaria de una empresa extranjera, como si es empresa nacional, esta debe dar cumplimiento a sus obligaciones fiscales y administrativas ante las autoridades locales, estatales y federales; es decir, debe cumplir con el pago de derechos por la actividad comercial del establecimiento, de sus trabajadores y de sus socios comerciales.
Los representantes legales y los administradores de las sociedades tienen la obligación de rendir informes ejecutivos a los socios o dueños sobre el manejo de la empresa; normalmente esto se hace a través de asambleas ordinarias anuales donde se presenta principalmente el ejercicio fiscal de la empresa, misma que por ley es auditable y debe ser transparente. Asimismo, en los propios estatutos de la sociedad se establecen las funciones de los administradores, de donde a su vez se extraen los verbos rectores que definen las competencias para gestionar y representar a la empresa, y he aquí, uno de los primeros objetivos del Compliance, que es "determinar los mecanismos para la prevención, corrección e investigación de responsabilidades administrativas" y vigilar que el representante cumpla con el mandato que se le ha otorgado.