La importancia de documentar
Métodos de normalización de la organización
Documentar y estandarizar para establecer mecanismos de control
Todo en la gestión del Compliance es importante, pero uno de los primeros pasos para ello es documentar políticas, normas y procedimientos, lo que al final se convierte en la materia prima para realizar una auditoría de cumplimiento normativo. Es difícil iniciar, pero como en cualquier proceso de estandarización o normalización, la metodología obligada para ello son las Normas ISO, ya sea la 37 001, la 19 600, la 37 301 y la 9001 (y sus actualizaciones) principalmente. Como se explicó en la introducción, el Sistema o Programa de Cumplimiento Normativo, es un traje hecho a la medida del negocio, y la documentación para este programa está enfocado en la creación de normas, políticas y procedimientos, y aunque no existen plantillas, formatos o pasos para documentar, se puede empezar realizando diagramas de lo que se quiere documentar sin perder de vista que el objetivo es cumplir en normatividad y legalidad; de esa manera se filtra el alcance de dicho programa. El Compliance lo que busca es mitigar los riesgos legales y normativos causados por cualquiera de los empleados de una organización, no solo aquellos imputables a sus representantes legales o altos mandos, que por su personalidad jurídica puedan ser penalmente responsables, sino también a cualquier individuo que, formando parte de la compañía, actúa con ilegalidad en su propio beneficio y en perjuicio de la empresa. Por ello, la elaboración de políticas, procedimientos, lineamientos, normas y reglamentos son esenciales para dirigir un buen gobierno corporativo.
De lo que se trata principalmente, es de establecer mecanismos de control por escrito (no olvidemos que cuando se quiere establecer una responsabilidad penal de orden administrativo, se tiene que demostrar que, previo a la comisión del delito, se contaba con un sistema de gestión, prevención y vigilancia adecuado). Por ejemplo, cuando la certificadora en seguridad aduanal, C-TPAT, realiza una auditoría de certificación, su manera de encontrar huecos de inseguridad es pensar como terrorista, es decir, busca una ventana de oportunidad que signifique un riesgo de seguridad para señalar las áreas de mejora. En el caso del cumplimiento normativo es más o menos lo mismo, piensa como delincuente e identifica qué controles tienes que establecer para evitar que exista o se presente una situación de riesgo legal y normativo que afecte las operaciones y transacciones de la empresa.
Sí, hay que documentar mucho, pero sobre todo hay que trabajar con la concientización y orientación ética de las personas en todos los niveles, pues es una forma preventiva de garantizar y fomentar los altos estándares éticos y las prácticas corporativas apegadas a las leyes y normas aplicables. Documentar sirve para eludir cuestiones jurídicas; es una parte importante para administrar la gestión del riesgo, y; divide y define el rango de actividades mediante aprobaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño, entre otras.
¿Cómo documentar? Ejemplo práctico
Recordarás que las bases de este programa están estrechamente ligados a los valores corporativos y al código de ética. Ambos representan una posición del comportamiento profesional de la compañía y sus miembros frente a sus partes interesadas, pero ¿qué pasa si esto no se cumple? ¡Eureka! Exacto, se deben realizar políticas, procedimientos y lineamientos internos (lo que aplique) que aseguren que los verbos rectores de cada área se cumplan. Por ejemplo, si dentro de las responsabilidades de la descripción de puesto de un supervisor de almacén dice “Controlar las salidas de almacén mediante Fifo”, el verbo rector por el que se busca cumplir la norma es “controlar” y le corresponde un procedimiento de cómo llevar a cabo ese control. Si bien no es propio que dentro de los procedimientos existan consecuencias escritas de qué hacer en caso de que el procedimiento o alguna de su partes no se cumpla, corresponde apegarse a lo que dice el Reglamento Interno de Trabajo, donde se expresan los derechos y obligaciones de patrones y trabajadores por el que se consensuan las relaciones obrero-patronales, y en el caso del ejemplo anterior, se indica de manera general las condiciones para mantener o terminar dicha relación (llamadas de atención, actas administrativas y causas de baja).
Consejos sobre qué documento elaborar según su contenido
Consulta la siguiente infografía donde podrás encontrar de manera resumida qué tipo de documentación debes preparar según lo que quieres estandarizar.
